Statement n.a.v. coronabesmettingen op TvT evenement zondag 4 juli

Gisteren en vandaag heeft het bestuur helaas vast moeten stellen dat er naar aanleiding van een extern evenement (uitsluitend voor leden van Orca) afgelopen zondagnacht mogelijk een aantal besmettingen zijn ontstaan. Dat ondanks het volgen van de landelijke maatregelen omtrent Testen voor Toegang en het volledige en correcte gebruik van de Corona Check app.

We hebben al onze leden middels een ledenmail op de hoogte gesteld en alle aanwezigen geadviseerd in quarantaine te gaan bij nauw contact met een positief getest persoon en zichzelf te laten testen vijf dagen na het evenement. Vanzelfsprekend wordt daarnaast geadviseerd om bij klachten thuis te blijven en je te laten testen. Ten vierde en ten slotte hebben we besloten alle evenementen tot en met dinsdag 13 juli uit voorzorg af te gelasten. Na een evaluatie op maandag 12 juli worden die maatregelen mogelijk verlengd. Over de gehele situatie houden we natuurlijk nauw contact met de GGD.
Bij vragen zijn we te bereiken via bestuur@orcaroeien.nl.

Kandidaatsbestuur bekend!

Op dinsdag 16 maart is het 52e kandidaatsbestuur der A.U.S.R. Orca bekend gemaakt! Het kandidaatsbestuur voor het volgende jaar zal bestaan uit:
Voorzitter: Maartje Swartjes
Secretaris: Bas van Putten
Penningmeester: Anouk Sijbring
Vicevoorzitter: Sacha de Groot
Commissaris Wedstrijdroeien: Hanna ter Braak
Commissaris Competitieroeien: Tesse van den Aker
Commissaris Materiaal: Otto de Visser
Commissaris Vereniging: Tim Laan
Commissaris Externe Betrekkingen: Marte Voorneveld

Corona maatregelen overzicht

Sinds 11 mei zijn de eerste boten van Orca weer op het Utrechtse Merwedekanaal te vinden. Daarna zijn er enkele landelijke versoepelingen doorgevoerd die alle sport op het water en op roeiaccommodatie De Driewerf weer mogelijk hebben gemaakt. Tevens is de kantine van Orca ook weer geopend. Voor sociale activiteiten en overdekte trainingen wordt gewerkt met afschrijfsystemen voor leden van de vereniging. Ook zijn in en rondom het gebouw diverse maatregelen getroffen in de vorm van looprichtingen, aankondigingen en desinfectiemateriaal.

Protocollen:
Uitgebreide protocollen voor roeien en sociale activiteiten op Orca zijn hieronder te vinden. Deze zijn opgesteld volgens richtlijnen van NOC*NSF, Koninklijke Horeca Nederland, de Koninklijke Nederlandse Roeibond, SportUtrecht en andere relevante organisaties.

Sportprotocol (pdf)

Horecaprotocol (pdf)

Externen:
In principe is Orca alleen geopend voor haar leden en genodigden. Het bestuur kan hierop uitzonderingen maken, bijvoorbeeld voor activiteiten van Teambuilding Orca of de werving van nieuwe leden. Ook externen zijn gebonden aan de hierboven gepubliceerde protocollen en de basisregels van de Rijksoverheid.

Eerste boten weer het water op!

Met de vorige week aangekondigde versoepelingen van de corona-maatregelen door het kabinet werd duidelijk dat er weer door iedereen buiten gesport mag worden. Heugelijk nieuws, ook voor Orca.

Vanochtend zijn de eerste eenmansboten (skiffs) weer het water opgegaan. We hebben gekozen voor skiffeurs met ervaring, zodat de groep beperkt blijft en de veiligheid maximaal geborgd. Uiteraard zijn ook op het land alle benodigde maatregelen getroffen; overal zijn afstandsstrepen aangebracht, stappenplannen en looproutes opgesteld, faciliteit voor handen wassen in de loods aangebracht en afstemming geregeld met onze buren, Viking en Triton. Wij hebben het volste vertrouwen in de maatregelen en het protocol.

Wij kijken uit naar de vele trainingen die langzaamaan kunnen worden ingehaald, op gepaste afstand natuurlijk. De komende tijd zult u de skiffs over het Merwedekanaal kunnen zien varen met rood-grijze bladen.

Het protocol kunt u hier vinden

Mocht u vragen en/of opmerkingen hebben, stuurt u dan een bericht naar bestuur@orcaroeien.nl

Eerste digitale ALV van Orca groot succes!

Gisteravond 29 april 2020 vond de allereerste digitale ALV van Orca plaats. Met op het hoogtepunt bijna 80 aanwezigen in Zoom was het een groot succes. Op de agenda stonden drie zaken die helaas niet konden wachten op een fysieke vergadering met leden. De digitale variant, opgezet met hulp van SportUtrecht en VoteCompany, was een geslaagde pilot en wat ons betreft een teken dat het verenigingsleven door kan gaan in tijden van Corona.

Hieronder volgt een korte uiteenzetting van hoe we dit proces hebben ingericht en opgezet.

Wettelijke basis
In tegenstelling tot een “normale” Algemene Leden Vergadering is er bij een digitale of hybride variant sprake van afwijking van statuten. De Nederlandse wet voorziet normaal namelijk niet in een manier om een volledig digitale ALV te organiseren. Omdat een aantal zaken bij ons strakke deadlines hadden, die niet verplaatst konden worden, was er een noodzaak om toch een ledenraadpleging te doen.

Na een eerste advies van SportUtrecht, dat hier uitkwam, werd al gauw meer duidelijk. Een stappenplan met voorwaarden en een noodwet voor stevigere juridische basis kwamen beschikbaar. Daarnaast werd een start gemaakt door SportUtrecht, gemeente Den Haag en Amsterdam, en Rotterdam Sportsupport voor een online stemtool. Deze is in ontwikkeling door VoteCompany en Orca had de eer om hem te testen.

Voorbereiding
Essentieel was de voorbereiding, waarbij goede en heldere stukken een week van tevoren beschikbaar waren met de specifieke oproep tot het stellen van vragen van tevoren. Hierdoor zijn enkele hele goede vragen al ondervangen voor de presentatie op de ALV. Daarnaast konden leden ook anderen machtigen tot stemmen, die zouden dan twee stemcodes ontvangen.

De avond zelf
Op de avond zelf maakte we gebruik van Zoom (Pro) voor het live-aspect en de interactie, dit is eerder al getest door ons met een inspraakavond voor leden over het nieuwe Meerjarenplan. Door middel van de wachtrij functie konden we leden verifiëren en een unieke stemcode geven voor de stemtool. Dit leverde meteen een aanwezigheidslijst op. Via de “raise hands”-functie konden leden vragen stellen gedurende de toelichting van agendapunten en uiteraard in de rondvraag.

Voor ons als bestuur was er een gezonde spanning aanwezig. De voorzitter, secretaris en penningmeester zaten op de Driewerf, in de bestuurskamer op anderhalve meter afstand. De rest van het bestuur haakte in (met beeld) vanuit andere plekken in Utrecht, maar ook Friesland en Enschede. Achteraf bleek het een van de efficiëntste ALV’s in jaren, mede doordat alle vragen goed doordacht waren.

Stemming
Alhoewel de stemtool nog niet publiekelijk toegankelijk is (nog in ontwikkeling) werkte deze naar behoren. Stemmingen zijn voor nu nog door een medewerker van VoteCompany handmatig opengezet en gesloten, maar dit zal in de toekomst in handen van verenigingen liggen. De uitkomst van de stemming kwam meteen terug en is helemaal AVG proof, omdat we zelf stemcodes aan personen koppelden.

De evaluatie van aanwezigen, adviesraden en ons als bestuur is tot nu toe erg positief. We kijken uit naar de volgende ALV, al hopen we die wel weer gewoon fysiek te kunnen organiseren, maar een hybride variant zal scherp op ons netvlies blijven.