Gisteravond 29 april 2020 vond de allereerste digitale ALV van Orca plaats. Met op het hoogtepunt bijna 80 aanwezigen in Zoom was het een groot succes. Op de agenda stonden drie zaken die helaas niet konden wachten op een fysieke vergadering met leden. De digitale variant, opgezet met hulp van SportUtrecht en VoteCompany, was een geslaagde pilot en wat ons betreft een teken dat het verenigingsleven door kan gaan in tijden van Corona.
Hieronder volgt een korte uiteenzetting van hoe we dit proces hebben ingericht en opgezet.
Wettelijke basis
In tegenstelling tot een “normale” Algemene Leden Vergadering is er bij een digitale of hybride variant sprake van afwijking van statuten. De Nederlandse wet voorziet normaal namelijk niet in een manier om een volledig digitale ALV te organiseren. Omdat een aantal zaken bij ons strakke deadlines hadden, die niet verplaatst konden worden, was er een noodzaak om toch een ledenraadpleging te doen.
Na een eerste advies van SportUtrecht, dat hier uitkwam, werd al gauw meer duidelijk. Een stappenplan met voorwaarden en een noodwet voor stevigere juridische basis kwamen beschikbaar. Daarnaast werd een start gemaakt door SportUtrecht, gemeente Den Haag en Amsterdam, en Rotterdam Sportsupport voor een online stemtool. Deze is in ontwikkeling door VoteCompany en Orca had de eer om hem te testen.
Voorbereiding
Essentieel was de voorbereiding, waarbij goede en heldere stukken een week van tevoren beschikbaar waren met de specifieke oproep tot het stellen van vragen van tevoren. Hierdoor zijn enkele hele goede vragen al ondervangen voor de presentatie op de ALV. Daarnaast konden leden ook anderen machtigen tot stemmen, die zouden dan twee stemcodes ontvangen.
De avond zelf
Op de avond zelf maakte we gebruik van Zoom (Pro) voor het live-aspect en de interactie, dit is eerder al getest door ons met een inspraakavond voor leden over het nieuwe Meerjarenplan. Door middel van de wachtrij functie konden we leden verifiëren en een unieke stemcode geven voor de stemtool. Dit leverde meteen een aanwezigheidslijst op. Via de “raise hands”-functie konden leden vragen stellen gedurende de toelichting van agendapunten en uiteraard in de rondvraag.
Voor ons als bestuur was er een gezonde spanning aanwezig. De voorzitter, secretaris en penningmeester zaten op de Driewerf, in de bestuurskamer op anderhalve meter afstand. De rest van het bestuur haakte in (met beeld) vanuit andere plekken in Utrecht, maar ook Friesland en Enschede. Achteraf bleek het een van de efficiëntste ALV’s in jaren, mede doordat alle vragen goed doordacht waren.
Stemming
Alhoewel de stemtool nog niet publiekelijk toegankelijk is (nog in ontwikkeling) werkte deze naar behoren. Stemmingen zijn voor nu nog door een medewerker van VoteCompany handmatig opengezet en gesloten, maar dit zal in de toekomst in handen van verenigingen liggen. De uitkomst van de stemming kwam meteen terug en is helemaal AVG proof, omdat we zelf stemcodes aan personen koppelden.
De evaluatie van aanwezigen, adviesraden en ons als bestuur is tot nu toe erg positief. We kijken uit naar de volgende ALV, al hopen we die wel weer gewoon fysiek te kunnen organiseren, maar een hybride variant zal scherp op ons netvlies blijven.